¿Cómo crear un flujo de correos de cobranza exitoso?

Enviar correos de cobranza no tiene por qué ser una tarea incómoda o mecánica. Si se hace de la forma correcta, es una oportunidad para fortalecer la relación con tu cliente y asegurar que tu dinero vuelva a casa más rápido. Aquí te compartimos los mejores consejos para sacarle el máximo provecho a nuestra herramienta.

 Nota: Un buen flujo de cobranza no solo busca recuperar el dinero, sino también educar al cliente sobre la seriedad de tus términos de crédito sin perder la cercanía comercial.

1. Personalizar la voz y el tono según el vencimiento

No todos los correos deben sonar igual. La clave es la gradualidad. Imagina que es una conversación: no saludarías de la misma forma a alguien que acaba de olvidar una fecha que a alguien que lleva dos meses de retraso.

• Días antes del vencimiento: Usa un tono amigable y preventivo. El objetivo es eliminar la excusa del olvido.
• Mora temprana (1-15 días): Mantén la cordialidad. Asume que pudo ser un descuido administrativo y ofrece ayuda.
• Mora tardía (30+ días): Aquí el tono debe ser más firme, directo y factual, enfocándose en las consecuencias del impago.

2. Simplificar el pago con el Portal de Pagos

La psicología nos dice que mientras más fácil sea realizar una acción, más rápido la haremos. Si tu cliente tiene que descargar un PDF, copiar una cuenta y entrar a su banco, es probable que lo postergue.

Para hacerlo más eficiente, dirígete a Cobranza, luego a Ajustes y finalmente en Pasarelas de pago. Al activar opciones como Mercado Pago o Flow, podrás incluir un Botón de pago en tus correos. Así, tu cliente podrá saldar su deuda en segundos con  pocos clics.

3. Implementar una secuencia de envío ganadora

Un flujo de cobranza bien estructurado aumenta drásticamente la tasa de recuperación. Te recomendamos esta secuencia lógica:

• Aviso Preventivo (3 días antes): Un recordatorio servicial con el detalle del monto y la fecha.
• Día 0 (Vencimiento): Un mensaje breve confirmando que hoy vence el plazo.
• Primer Aviso (Día 3 a 5): Un seguimiento empático incluyendo el link de pago directo.
• Oferta de Acuerdo (Día 30): Propón un plan de pagos o cuotas si el monto es elevado.
• Aviso Final (Día 60+): Notificación factual antes de pasar a cobranza extrajudicial.

4. Segmentar y pausar recordatorios estratégicamente

No trates a todos por igual. Hay clientes que pagan con regularidad pero tienen procesos contables internos que toman un par de días extra. Para ellos, el bombardeo de correos automáticos puede ser molesto.

Dentro del perfil de cada cliente, puedes usar la herramienta Pausar recordatorios. Esto te permite extraer a esos clientes estratégicos del flujo automático para darles un seguimiento más personalizado y manual.

5. Cuidar la frecuencia y el respeta el espacio del cliente

Saturar la bandeja de entrada de tu cliente es contraproducente. Una comunicación respetuosa protege la reputación de tu empresa y asegura que tus correos sean leídos en lugar de ser marcados como correo no deseado.

• Evitar el Spam: no envíes más de dos recordatorios por semana. Dar espacio entre mensajes permite que el cliente gestione el pago sin sentirse presionado en exceso.
• Asuntos claros y profesionales: un contenido directo es más efectivo. Por ejemplo, un asunto profesional como: "Información sobre su cuenta" genera mucha más confianza y apertura. 
• No uses datos exagerados o falsos: no uses asuntos que simulen notificaciones judiciales o amenazas, evita usar mayúsculas sostenidas o signos de exclamación excesivos. 

6. Aplicar pequeños empujones psicológicos

Aprovecha la economía del comportamiento para redactar asuntos más efectivos:

• Personaliza: el tono del correo debe ser diferente dependiendo de si el documento acaba de vencer o si tiene más de 30 días.
• Enfócate en la ganancia: En lugar de decir "Evita la multa", prueba con "Paga a tiempo para mantener tu acceso a beneficios exclusivos".
• Usa normas sociales: Mencionar sutilmente que la mayoría de los clientes del sector están al día incentiva al deudor a alinearse con el grupo.